Toposcope recrute un f/h assistant administratif - Lyon


Thématiques : 
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Type : 
Emploi
RESUME DU POSTE
Toposcope recrute un f/h assistant administratif - Lyon  8h hebdo en CDI
 
 
 
MISSIONS ET PROFIL
Toposcope, Jeune scop de 3 personnes (dont deux associés) à l'organisation horizontale, travaillant dans les domaines de la conception d'espaces publics, de l'urbanisme et de l'architecture, recherche un(e) assista(e) administratif(ve) à temps partiel, en CDI pour démarrage en janvier 2017.
 
Les 8 heures hebdomadaires devront être réparties en deux demi-journées sur deux jours de la semaine différents, jour négociable en fonction des contraintes des uns et des autres. Le profil recherché est autonome, collaboratif et capable d'analyse, aimant le travail en petite équipe.
 
 
 
FICHE DE POSTE
SECRETAIRE / ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE)
POSITIONNEMENT DU POSTE
SITUATION DU POSTE
 
Lieu d’exercice : LYON 1
Rattachement hiérarchique : les deux associés de Toposcope en fonction des tâches (cf. tableau de répartition des tâches – entreprise en co-gestion)
DESCRIPTION DU POSTE
FINALITE DU POSTE
 
Sous la responsabilité des associés, l’assistant(e) assurera la gestion et le suivi des dossiers administratifs de la coopérative.
Il/elle sera en relation avec les collectivités publiques, les partenaires, les organismes publics et les fournisseurs.
MISSIONS ET ACTIVITES DU POSTE
 
  • Accueillir au téléphone, prendre les messages et fixer les rendez-vous
  • Gérer les relations fournisseurs, commander les fournitures
  • Procéder au rapprochement de factures et au règlement des fournisseurs (dont caisses et impôts), et au suivi des encaissements
  • Etablir les notes d’honoraire (factures), effectuer le suivi et la relance
  • Effectuer les démarches administratives en lien avec le statut de l’entreprise (Scop) et son identité (Greffe, etc)
  • Préparer des pièces comptables à destination de l’expert-comptable
  • Mettre à jour les tableaux de bord de l’entreprise
  • Tenir à jour le registre du personnel et le registre des AG
  • Gestion du personnel : suivi des absences, visites médicales, compilation des plans de charge
  • Actualiser les outils de suivi d'activité de la coopérative (tableaux de bord commerciaux, tableaux de bord financier…)
  • Gestion de la bibliothèque papier
COMPETENCES ET QUALITES REQUISES
COMPETENCES TECHNIQUES
 
  • Procédure d’appels d’offres (non indispensable mais apprécié)
  • Code des marchés publics (non indispensable mais apprécié)
  • Logiciel PAO / CAO (non indispensable mais apprécié)
COMPETENCES TRANSVERSES
 
  • Modalités d'accueil
  • Eléments de base en gestion comptable et administrative
  • Maîtrise de l’orthographe et des règles de grammaire
  • Utilisation d'outils bureautiques (traitement de texte, tableur,...)
  • Outils de communication (Internet, messagerie, ...)
  • Connaissances de la branche d’activité (non indispensable mais apprécié)
QUALITES PROFESSIONNELLES
 
  • Organisée
  • Rigoureuse
  • Autonome
  • Capacité de communication
  • Travail en équipe
QUALIFICATION/EXPERIENCE/REMUNERATION
CERTIFICATIONS
 
  • Niveau Bac (Bac professionnel, technologique, ...) à Bac+2 (BTS, ...) en secrétariat, gestion
EXPERIENCE
 
 1 ou 2 années d’expérience dans le même secteur d’activités.
 
REMUNERATION
 
436 € bruts par mois pour 8 heures hebdo en deux demi-journées deux jours différents de la semaine (jours et horaires négociables)
CONTACT POUR POSTULER
Merci d'envoyer vos candidatures à chantal.guitton@toposcope.fr avant le 22 décembre 2016 (aucune candidature ne sera examinée avant cette date), pour des entretiens à prévoir la première semaine de janvier.
 

chantal.guitton@toposcope.fr

A propos de l'auteur

Toposcope

Toposcope est une jeune Scop composée de trois associés-salariés, architectes urbanistes.
A travers nos projets, nous défendons l'intérêt général, l'équité sociale, la qualité écologique et la qualité usage des espaces habités.
 
Nous mettons en oeuvre des démarches de concertation...

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